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会议策划

发布时间:2012-07-11 编辑:不详 来源:互联网

张家界旅游网、张家界中旅会议策划
产品发布会

我们与会议服务委托方进行初步沟通,了解发布会召开的时间、地点以及有关将发布产品的详细信息。
·我们将根据主办方的要求及产品的相关信息为主办方提供详细的计划书:
发布会召开的时间、地点;
根据产品的特点设计主席台的搭建方式及相关音响设备的租赁和安装;
主要邀请嘉宾、产品品牌代言人的邀请;
发布会礼仪人员、模特等的安排;
参会人员的礼品;
发布会相关用品的运输;
会后娱乐节目的安排;
会后宴请活动的安排。
·根据计划书我们将提供详细的报价。
·经双方认可后签订正式的合同。
·根据合同要求预付定金。
·会前协助主办方落实发布会的各项细节;制作会议代表、嘉宾胸牌、邀请卡;发布会展板、展架、横幅的制作。
·发布会期间我们将安排专人全程跟会。
·会后我们将提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册; 我们还将定期回访和最新资讯反馈。

展销会议
我们与会议服务委托方进行初步沟通,由委托方提供参展会议名称、地点及参展时间人数等相关信息,我们将为委托方提出预案供选择、推荐合适的下榻酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。
    ·我们将根据会议委托方的要求,提供详细的会议计划书。根据展会组委会提供的展位大小、方位,设计展位的摆设和装备;提供所需设备的租赁,包括设备的托运及安装调试。
    ·我们将根据展会举办的地点为委托方提供相应的酒店、展会期间的交通、用餐,及委托方进行的宴请活动。
    ·根据双方确定的方案我们将为委托方提供报价,双方认可后签订正式合同。
    ·按合同规定,委托方预付定金。
    ·会前我们将派专人负责展台的搭建与布置、会议用品的运输和托运、协助委托方实地考察展会举办地的住宿、餐饮等相关方面的情况;负责会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作,会议展板、展架、横幅的制作。
    ·会中我们的会议专员将全程跟会,协助安排会务组的住宿、交通、用餐等事项的安排和落实;会议相关用品的制作和补充;展位设备的维护和调试;参展商品的运送。
    ·会后我们将提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;会后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册;我们还将定期回访和最新资讯反馈。

商务型会议
一些公司、企业因其业务和管理工作发展需要在饭店召开的商务会议。出席这类会议的人员素质比较高,一般是企业的管理人员和专业技术人员,他们对饭店设施、环境和服务都有较高的要求,且消费标准高。召开商务会议一般选择与公司形象大体一致或更高层次的饭店,如大型企业或跨国公司一般都选择当地最高星级的饭 店。商务型会议在饭店召开常与宴会相结合,会议效率高,会期短。
    ·我们与会议服务委托方进行初步沟通,就会议的时间、地点等相关要素进行初步的协商。
    ·我们将根据会议主办方的要求,提供相应的会议计划书,确定会议召开的酒店;参会人员到会议召开地的往返交通安排及会议所在地交通的安排;会议室的安排及相关音响设备的安装和租赁;会议用餐的安排、餐标的确定、主办方宴请的安排。
    ·根据计划书我们将提供详细的报价。
    ·经双方认可后签订正式的合同。
    ·根据合同要求预付定金。
    ·会前我们将与主办方进一步沟通,我们将由专人负责参会嘉宾邀请函的发送和回执,确定会议的最终人数提供参会人员需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方;可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况;会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。会议展板、展架、横幅的制作。会议室的布置及设备的安装;会议各种用品的运输、托运工作。
    ·会议期间我们价格派专人负责:
    机场接站:专人负责机场,车站的接站服务。
    酒店接待:会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。
    酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、
    登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。
    会议住宿:客人入住房间后的确认,询问是否有特殊要求。
    会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。
    会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品。
    会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认、客户的宴请。
    会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
    会议留影:会议代表合影留念及摄像服务。  
    ·会后我们将提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册; 我们还将定期回访和最新资讯反馈。


度假型会议
进行初步沟通,根据会议委托方的要求,我们将提供多种度假会议的方案共委托方选择。 
·为委托方提供详细的计划书,包括会议地点及酒店的安排、餐厅的安排及用餐标准的确定、会议室的安排及桌椅的摆放形式、会议期间交通的安排、会后娱乐节目的安排。
    ·根据计划书我们将提供详细的报价。
    ·经双方认可后签订正式的合同。
    ·根据合同要求预付定金。
    ·会中我们将安排专人跟会,全程负责安排委托方所在地至会议所在酒店的往返交通、会议所在地的交通、酒店住房的安排及房卡的发放、用餐的预定及安排、会议室的布置及相关音响设备的配备和调试、会议期间茶歇的安排、参会人员的名卡、代表证、横幅的制作。
    ·会中旅游行程的安排、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。
    ·会后我们将提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册; 我们还将定期回访和最新资讯反馈。
 
公司年会
·我们与会议服务委托方进行初步沟通,了解公司主营业务、企业文化等相关信息,就会议召开的时间、地点进行沟通。
·我们将根据主办方的要求及年会的主题等相关信息为主办方提供详细的计划书。
·确定计划书后我们将提供详细的报价。
·经双方认可后签订正式的合同。
·根据合同要求预付定金。
·会前我们会落实以下项目:
 协助主办方做好会议的通知工作;
 安排落实参会人员的往返机票、火车票、巴士及年会召开期间的交通;
 落实召开年会的酒店房间及会议室的预定,酒店大堂的欢迎牌、会议室指示牌、横幅的制作,会议室投影设备、音响设备的租赁及安装;
会议相关礼仪用品、奖品的购买,会议相关资料的设计及印制;
会议具体流程的安排及落实。
 会议召开期间我们有专门的跟会人员负责各项事务:
交通接站:专人负责机场、火车站及车站的接站服务。
酒店接待:会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。
酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、餐卷、胸牌、会议资料。
返程交通:登记参会人员返程机票、火车票、会后旅游等。
会议住宿:客人入住房间后的确认,询问是否有特殊要求。
会议场所:检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶歇等。
会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认、客户的宴请。
会议日程:领导介绍,参加与会人员介绍,领导发言,总结,明年工作安排,各部门总结,明年计划,经验介绍,领导颁奖,合照等。
会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
会议留影:会议代表合影留念及摄像服务。 
  ·会后我们将提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册; 我们还将定期回访和最新资讯反馈。

开业庆典策划
我们与会议服务委托方进行初步沟通,与委托方进行初步的沟通,了解委托方公司的开业时间、地点,主营业务、行业范畴等基本信息。
·我们将根据主办方的要求及公司的性质等相关信息为主办方提供详细的计划书。
·确定计划书后我们将提供详细的报价。
·经双方认可后签订正式的合同。
·根据合同要求预付定金。
·开业典礼前我们会落实以下项目:
  根据