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会议合同

发布时间:2012-07-11 编辑:不详 来源:互联网

张家界中旅、张家界旅游网会议接待合同范本

甲方: _______________________________
乙方:________________________________

经友好协商,甲乙双方就乙方承办/代理甲方之_________会议事宜达成如下协议,双方共同遵守执行。

一、甲方主办的 _________会议全部交由乙方承办。会议地点是_______________________
会议时间____年____月____日至____年____月____日。主会场是_______________________
二、乙方提供如下会议服务:
1、礼仪及接待
2、会议交通
3、会场布置
4、会议餐饮安排
5、会议秩序维持
6、会议秘书服务
7、会议代表住宿安排
8、会务考察安排及夜间娱乐支持
9、返程票务服务及站场接送
10、财务协助。

■各项服务分叙如下:
1、礼仪及接待
乙方提供____名礼仪小姐,汽车站、火车站、机场分别安排____名礼仪,设立标识(甲方提供企业或行业标识,乙方制作),引导甲方人员报道及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台(乙方负责设立),乙方提供 名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南(甲乙双方共同拟定)、告知代表会议注意事项,编制会议名录。礼仪工作时间为____月____日____时至____月____日____时,下榻酒店接待人员工作时间为____月____日____时至____月____日____时,乙方提供一条接待热线电话,热线电话开通 □国内长途 □国际长途,费用按酒店商务电话收费,记入甲方会议支出——除非甲方工作人员许可,乙方人员不得使用热线电话。
2、会议名录制作要求为:
开本________,____色印刷,内文纸张为________纸,封面为 ________,制作____份,单价为________,交货时间为____月____日前。
会议名录资料要求在____月____日前以________格式上传给________________网站。
3、会议发言材料制作:
开本________,____色印刷,内文纸张为________纸,封面为 ________,制作____份,单价为________,交货时间为____月____日前。
■会议交通

1、站场接送
根据实际需要,乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排 辆 座空调巴士,7座面包车___辆,5座轿车___辆至_________机场(汽车站、火车站)。按照先到集合,统一运输的方式,安排与会代表前往下榻酒店。双方同意所有费用按运输趟次结算,其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶,甲方按照大巴_____元、面包车_____元、轿车_____元结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出,并在行驶单上签字。


送站场费用同上述约定。双方应在___月___日前,确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法(会务组支付或者个人支付),甲方确认:
下列人员由会务组承担送站场费用,除此之外,均由个人承担。
或者:甲方确认,所有与会人员的送站场费用由会务组承担;或者全部与会人员的送站场费用均由个人承担。
甲方确认:需要会议期间提前送离的人员有,具体时间是___月___日___时,乘用车标准为___座______车。
2、会务交通
乙方必须于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士,7座面包车___辆,5座轿车___辆至_________酒店,用于接送会务人员至会场。甲方(或者乙方)负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为(往返/单程,选择)。
于___月___日___时至___月___日___时安排___辆___座空调巴士,7座面包车___辆,5座轿车___辆至_________酒店,用于接送会务人员至 晚会/宴会现场(地点为:_____________________________________)。用车行程为(往返/单程,选择)。
乙方于___月___日___时至 ___月___日___时提供______吨货车______辆,负责运输会议材料,行程为______至______。包括装卸,费用合计为______元。
■会场布置

乙方应在__月__日前预订______________________会场,并于__月__日__点前按甲方要求完成布置:
1、主席台 要求鲜花____盆,____色地毯,绒布主持台,主席台设____席位,背景为____________材料,投影帘要求( ____×____),投影仪要求____流明,配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水),一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机),主席台配备电工一名,会务服务小姐一名。双方确认:投影仪为(甲方自带,乙方提供甲方租赁,第三方提供),当甲方自带时,乙方仅有义务提供技术支持,不负责保证仪器正常工作;双方确认,投影仪租赁价格为____元/天,茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。
2、会场布置 乙方必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择,安排席位不少于____个,其中前排布置需要__________,各排间距不得小于____厘米;在会场安排固定摄影点____个,需要提供饮水机____台,提供小型会晤室____个,会晤室摆设桌椅不得少于____套。会场悬挂横幅____条,内容为____________________________________。会场内/外提供资料/样品展示台____个。双方确认:展示台为全新制作/租赁,规格____×____×____,单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供,饮用水由甲方提供(乙方可代办)。
3、氛围支持 乙方应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂,条幅内容为(__________________)规格是 ____米×____米,拱形气模____个,规格是______×______,会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(内容甲方提供)。
会场布置与氛围支持费用总计为:____________元。
4、同声翻译系统 乙方必须于__月__日__前调试好同声翻译系统,提供____声道翻译(语种为__________), __月__日__前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员,并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在__月__日__前熟悉所需翻译的专业领域,作同声翻译时,错误率不得超过2%。甲方发言者语速不得超过____节字/分钟。
同声翻译支持费用总计为:____________元。


■餐饮安排

双方确认,会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅及____________餐厅。其中中餐就餐人数不少于___人次,西餐就餐人数不少于___人次,穆斯林餐不少于___人次。早餐餐标为___元/人,正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人,宴会餐餐标为___元/人,早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水),时间是___月___日___餐至___月___日___餐止,其中___月___日___餐为宴会餐。会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐),正餐为围桌式(或者自助餐)团餐,具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。
商务考察旅程用餐另计。

■宴会餐/商务酒会要求
时间:___月___日___时至___月___日___时
规模:
内容:
(1)自助餐/围桌宴会
(2)演讲系统
(3)娱乐节目
(4)服务/交通
餐饮费用总计为:______元。

■其它服务安排

■会议秩序维持
为便于保密及会议正常举行,双方确认___月___日至___月___日____________会议室设立___位工作人员,工作人员由甲方/乙方负责指定/委派,主要职责是核查进入会场人员身份。进入会场人员一律凭______证件进入。此项服务费用______元/免费。
■会议秘书服务
双方确认,会议期间乙方为甲方提供如下如数服务:
(1)速记员___名,工作时间为___。
(2)翻译员___名,工作时间为___。其中英文___________名,日文___________名,德文___________名。
(3)会务勤杂人员______名,工作时间为______。
(4)保健医生______名,工作时间为______。
(5)摄影师______名,工作时间为 。录制媒介为______,规格为______,后期编辑由乙方/甲方完成。
(6)旅行顾问______名,工作时间为______。
(7)签约司仪(礼仪)___ 名,工作时间为______。
(8)其他——指示牌制作,___块,内容_______________,放置地点_______________。
以上会议秘书服务费用共计______元。

■会务考察安排及夜间娱乐安排

1、会务考察 双方确认,会议期间甲方与会人员进行商务考察,线路及行程如下:
线路1
D1:
D2:
人数:______人

线路2
D1:
D2:

人数:
总人数为:______人

车辆要求:
乙方提供旅行责任保险、专业导游、陪同

费用:

2、夜间娱乐安排
双方确认,会议期间甲方人员举办各类酒会或者联谊会的话,乙方将负责代理安排。此部分费用由甲方统一支付/或者参加人员直接支付。
具体方案见附件 。

■返程票务服务及站场接送

双方确认,甲方人员返程事宜由会务组织统一安排/与会人员自行支付。乙方提供返程票务代理服务(在签到会场酒店大堂提供咨询及预定处,时间为___月___日___时至___月___日时):
1、机票 明折明扣,不收取服务费,免费送票至下榻酒店;
2、火车票 票面价格,每位收取40元服务费,免费送票至下榻酒店;
3、高速巴士 票面价格,免服务费,免费送票至下榻酒店;
4、船票 票面价